Les phases à suivre pour réussir l’exercice de la mise en place de son système de management.

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« Quelles sont les phases de la mise en place d’un système de management ? » c’est la fameuse question posée par la direction générale et les responsables de management de la qualité surtout les novices.
L’exercice de mettre en place un système de management dans l’entreprise est facile pour les uns, difficile pour les autres. L’expérience dans des projets similaires et la formation de base peuvent faire la différence.
La mise en place d’un système de management s’articule généralement autour de 6 phases, dont les 4 phases du cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act). Les 6 phases sont :

Diagnostic de l’existant :
L’objectif de cette phase est de prendre contact avec les éventuels acteurs, d’exposer le projet, de comprendre le fonctionnement des différents services et surtout de prendre une photo de la situation par rapport aux exigences de la norme/ référentiel.
Attention : le diagnostic ne doit jamais être un audit

Formation des acteurs impliqués dans la mise en place du système de management:
Cette phase sert à former les acteurs directs et sensibiliser le reste du personnel par rapport aux exigences de la norme/référentiel à mettre en place. Les actions de formation qui sont d’une façon générale planifiées lors de la mise en place sont :
* Les exigences de la norme/référentiel à mettre en place (à planifier au début du projet).
* L’audit interne de la qualité (à planifier avant d’entamer le premier cycle des audits interne)
* Les outils de résolution des problèmes en groupe (sa planification est un choix de l’entreprise)
* La sensibilisation du personnel porte sur les bonnes pratiques, les objectifs et la politique qualité et une préparation au passage de l’audit de certification.

Planification de la mise en place du système de management:
Cette phase consiste à :
* L’élaboration de la politique qualité
* L’examen et la prise en compte des exigences normatives, réglementaires, légales et celles des clients
* L’identification et l’élaboration des processus de management, de réalisation et supports et leur documentation
* L’élaboration des documents supports selon nécessité (procédures/ instructions)
* L’élaboration du manuel de management de la qualité
* La fixation des objectifs et des indicateurs
* L’élaboration des 6 procédures exigées par la norme et leurs supports joints
* L’élaboration du programme d’audits qualité internes
Attention :
les processus et procédures élaborés doivent refléter la réalité du fonctionnement de l’entreprise tout en tenant compte des exigences de la norme/référentiel à mettre en place.
Essayer de garder, dans la limite du possible, le fonctionnement de l’entreprise tout en injectant les exigences de la norme/référentiel, parce que le changement est toujours difficile surtout si l’entreprise dispose d’un staff ancien et habitué à une méthode de travail.

Mise en application du système de management:
Cette phase consiste à :
* La validation et diffusion des documents établis du système de management aux concernés
* L’application des processus et des procédures définis
* La mise en place des tableaux de bord et collecte des données relatives aux indicateurs du SMQ
* L’organisation des réunions périodiques entre RMQ et pilotes (et éventuellement le consultant) pour le suivi de la mise en place du système de management

Vérification du bon fonctionnement du système de management:
Cette phase consiste à :
* Le suivi et analyse des indicateurs
* La réalisation d’un cycle d’audit qualité interne complet du système de management
* La mise en place des actions de correction, correctives et préventives suite aux éventuelles non conformités et risques rencontrés lors des audits.
* L’évaluation de la réalisation des actions correctives et préventives suite au traitement des non-conformités.

Amélioration du système de management:
Cette phase consiste à :
* La correction des écarts constatés
* L’amélioration de l’existant selon le résultat d’évaluation du SMQ
* La mise à jour de la documentation du SMQ selon modifications apportées au système
* La réalisation d’une revue de direction

La gestion d’un projet de mise en place d’un système de management en se conformant aux phases déjà mentionnées, n’est pas l’unique ingrédient de la réussite d’un tel projet, il faut avoir aussi :
* Le bon suivi et l’engagement de la direction
* La disponibilité et la mise en disposition des ressources
* L’implication et la coopération des différents acteurs.

Et la durée dans tout ça ?
La durée de la mise en place dépend de la complexité de l’activité à certifier, de l’implication et la disponibilité du personnel, de la disponibilité des ressources et aussi de la complexité de la norme /référentiel à mettre en place. D’une façon générale, le projet ne doit pas prendre une longue période pour qu’il ne soit pas ennuyant pour l’entreprise et l’équipe de pilotage et il ne faut pas aussi qu’il soit réalisé dans la précipitation pour que le personnel puisse assimiler les nouveaux concepts apportés par la norme/référentiel.